Profesionální nebo základní licenci? Workflow, vyhledávání v dokumentech, obchodování. Všechny tyto pojmy si rozebereme v dnešním článku o Group Office.

Po několika shodných zkušenostech u zákazníků jsem se rozhodl popsat alespoň základní informace o Group Office, které Vám pomohou při otázkách rozhodování jakou licenci zvolit, či jaké rozšíření dokoupit.

Group Office je možné provozovat v následujících konfiguracích:

• Open Source verze - ZDARMA
• Profesionální licence - 10 000 Kč první rok / 5000 Kč pro následující roky
• Software jako služba - od 300 Kč / uživatel / měsíc

K těmto verzím, bez ohledu na verzi, je možné dokoupit balíčky:

• Billing (Obchodování/Fakturace) - 5000 Kč první rok / 2500 Kč pro následující roky
• Documents - 7500 Kč

Open Source verze

Díky této verzi získáte instalaci Group Office zcela zdarma. Lze provést libovolný počet instalací, do systému může přistupovat neomezený počet uživatelů. Tato verze Group Office obsahuje následující moduly:

• E-mailový klient
• Kalendář
• Soubory
• Adresář a možnost rozesílání newsletteru
• Úkoly
• Poznámky

Tuto licenci bych doporučil pro domácí použití, jako e-mailový klient či do menších společností, kde není nutné řídit lidské zdroje a organizaci projektů.

Profesionální verze

Oproti tomu profesionální verze Group Office nabízí všechny funkčnosti plnohodnotného CRM a pokud tuto verzi rozšíříte o modul Documenty, získáte DMS, který splňuje i normy ISO. Jak je popsáno v přehledu, pro provozování této verze je nutné zakoupit licenci, která je vázaná na IP adresu a doménu a platí 1 rok. V rámci této licence lze Group Office provozovat s neomezeným počtem uživatelů. Oproti základní verzi máte k dispozici tyto moduly:

• Helpdesk
• Časová registrace
• Synchronizace
• Projekty
• Editace dokumentů

Software jako služba

Výhodou tohoto řešení je nezávislost na hardwaru a platba pouze za uživatele, kteří se do Vaší instalace přihlašují. O zálohování dat a provoz Group Office tak bude postaráno 24 hodin denně 7 dní v týdnu. K dispozici jsou stejné moduly jako u profesionální verze.

Krom těchto tří základních verzí je možné ke Group Office dokoupit další moduly a balíčky. Mezi standardní, které jsou nabízeny Intermeshem, patří Dokumenty a Billing.

Billing

Modul je překládán jako Fakturace, nicméně dle použití je vhodnější název Obchodování. Hodí se pro vedení jednoduchého účetnictví, sledování skladu produktů. Modul nabízí sadu nástrojů pro evidenci a sledování Vašich příjmů a výdajů, fakturace a knihy. Samozřejmostí je generování faktury do PDF či odeslání pomocí e-mailu.

Dokumenty

Balíček je vhodným rozšířením Group Office pro účely DMS a zajistí Vám splnění mezinárodní normy pro řízení kvality ISO 9001, v aktuálním vydání EN ISO 9001:2008. Pro tento účel byl modul workflow, který je součástí tohoto balíčku, oproti originálu rozšířen o možnost větvení a zobrazení/tisku jednotlivých kroků. Krom modulu workflow je součástí balíčku modul pro vyhledávání v souborech, který je založen na automatické indexaci dokumuntů.

Pokud máte k licencování Group Office nějaký dotaz, kontaktujte mě.